*イベントの運営方法について思った事色々

この一年で、イベントをいくつか行って来ました

デザフェスも合わせると結構色んなイベントを開催してきました。

そんな中で自分が感じた事、学んだ事などを自分なりに書き出していってみようかと思います。

既にイベントを企画されている方、大型イベントを主催されている方にとっては当たり前の内容かもしれませんが、
これからイベントを開催してみたい、少人数規模のイベントを開催したい方などの参考になれば良いなと思います。

常にリスクマネジメントを考える

イベントが不安

はじめに言っておくと、こう見えて小心者です。

自分のお誕生日会など開こうとすると、
「みんな風邪引いて来なかったらどうしよう(´;ω;`)lなどと
考えてしまうくらいネガティブな思考の持ち主です。

イベントでもいつもそうで、
「台風が来たらどうしよう(´;ω;`)」
「みんな急に来れなくなったらどうしよう(´;ω;`)」
なんて事をいつも考えています。

またそれと同時に、
「一杯来すぎてパニックになったらどうしよう(´;ω;`)」とか、
「お店(ギャラリー)に迷惑かける事態になったらどうしよう(´;ω;`)」
とかも考えちゃいます。

人が来ない分には次頑張ろう!で済みますが、
予想外に人が沢山来てパニックになるのは目に見えています。

なので自分はどちらにも対応できる準備を考えています。

人が沢山来ると予想される場合

取り敢えず、整理券など配布出来るような白紙のメッセージカードを持って行きます。
白紙のカードに、入場順を記載したり目安のお時間を記載してお客様にお渡しします。

また、事前に展示会場に注意事項があったり整理方法などある場合は予めお客様に向けて告知したり、長期開催の場合は来場者の少なそうな平日をお勧めしたりしていきます。

多少堅苦しい形にはなってしまうかもしれませんが、自分、お客様、会場、お互い気持ち良く滞りなく最終日を迎えるのに必要な事です。

事前準備は大袈裟なくらいが丁度良いかと思います。

人が来なさそうだなと思った場合

寂しい事ですが、天候不順などの理由で遠方の方などは来れなくなる場合もあります。

その場合は、気持ちを切り替えて新しい作品を作ったりして過ごします。
それもまた有意義な時間です。

また、来場出来ない方に向けて、ライブペイントを動画配信したり、通販対応なども行えたら良いなと思っています。

来場者を予測していく

前後のスケジュール、盆暮れ正月などを加味した
開催スケジュールを考えます。

また、自分自身が在廊していて、暑すぎたり寒すぎたり虫が出るか出ないかなども考慮します(笑)

twitterのアンケート機能を活用する

twitterアンケートで、来れる?来れない?みたいなのを行なったりします。
この場合のアンケートは、一番多かった数値はあまり問題ではありません。
例えば東京のみで開催の場合、地方にお住いの方の大多数は「行けません」と回答します。
(そして大体得票数は来れないが多くなる)

ここでは、絶対行く!と行けるかも!みたいな回答のパーセンテージを見て、大体の人数を割り出します。
その人数が、来場者の平均数なのかな?と思っています。

平均数が出せたら、ノベルティなどをどれくらい用意したら良いかがわかりやすくなります。

類似イベントの近接を避ける

開催日は、前月次月に類似イベントが、少なくとも開催地近くで行われて居ないかリサーチします。
例えば2018年のモルモットイベントだと、
5月11月はデザフェス、6月7月にゲシパ、モルフェア、10月にモルモット絵画展などが平均的にモルモットファンが集まるイベントです。
これらは特に遠征する方が多いので同月には開催を避けるようにしています。

が、逆にこれらを逆手に取って、同時開催と言うのもアリなのかなとも思って居ます。
横の繋がりのある開催者同士なら、連動企画みたいなのを考えたりしても良いかもしれません。

モルパラは、色んな意味で閑散期の真冬開催です(笑)

誰もやりたがらない時期ですが、その分暖かい食事が楽しめる時期でもありますので、冬ならではの事が出来たらと思っています。

また、真冬は大雪やインフルエンザなどが懸念されます。
そう言った事情で来れない方も、開催日が長かったら来てくれるんじゃないかな?という思いでの二週間開催です。

寧ろ、自分が風邪やインフルになって欠席なんて事態にならないように、予防接種はしっかり行います!

体調管理に気をつける

上記のインフルエンザもそうですが、開催前の体調は万全を期します。
風邪予防の徹底と健康的な生活。

前日の徹夜なんてもってのほかです(笑)

とは言え、ワクワクして寝れなかったり、直前に思いついた事で遅くまで工作したりは多々あります_(:3 」∠)_

まとめ:全ての人が楽しく出来るように

イベントってつい楽しくて舞い上がってしまいますが、一番楽しんで欲しいのは来てくださるお客様です。

何不自由なく楽しんで頂ける環境作りを常に念頭においてます。

また、一緒に開催する方々へのケアも忘れずに、
事前の連絡事項などは全てリストアップしてタスク完了したものにチェックをしていきます。

それでも抜けてしまう事があるので…疑問に思ったことはドンドン聞いてきて頂けたらと思います。

そんな感じで、第2回モルパラの開催が決定しました

第2回モルモットパラダイスは
2018年1月25日(金)〜2月5日(火)
高円寺:ぽたかふぇ。様にて開催です。

まだまだ企画段階ですが、昨年以上にお楽しみ頂けるように
企画していきたいと思っています。

Share
Lichtmuhle/小野 りひと
スポンサーリンク
広告
スポンサーリンク
広告
トップへ戻る